AI Procurement Co-Pilot: Transformasi Penyusunan Dokumen Pengadaan yang Akuntabel dan Berkualitas

JOGJAKARTA— Perkembangan teknologi Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence/AI) kian pesat dan mulai merambah ke berbagai lini pekerjaan, termasuk di sektor Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP). Dalam upaya meningkatkan kapasitas dan efisiensi kerja para praktisi maupun Pejabat Fungsional Pengadaan, Agus Arif Rakhman, M.M., CPSp. (Sekretaris Jenderal DPN IFPI) memaparkan materi strategis mengenai pemanfaatan AI dalam workshop bertajuk “AI Procurement Co-Pilot: Dari Layar Kosong Menjadi Dokumen Pengadaan yang Lebih Berkualitas”.

Materi yang disampaikan dalam ajang Government Procurement Forum & Expo (GPFE) ini menekankan pentingnya penguasaan AI bukan untuk menggantikan peran manusia, melainkan sebagai instrumen pendukung (co-pilot) yang mempercepat dan memperkaya kualitas analisis.

Posisikan AI sebagai Asisten, Manusia Tetap Pemegang Keputusan

Salah satu poin kunci yang digarisbawahi oleh Agus Arif Rakhman adalah prinsip kedudukan AI. Menurutnya, AI bertindak layaknya seorang Co-Pilot, sementara praktisi pengadaan adalah Pilot utama.

"AI dapat membantu menyusun draf, merapikan notulen, membandingkan alternatif bahasa, hingga mengkritisi draf awal. Namun, AI tidak memiliki kewenangan teknis maupun hukum. Keputusan akhir, kewenangan, dan akuntabilitas penuh tetap berada di tangan manusia (PPK, Pejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan, maupun APIP)," tegas Agus.

Pemetaan Tiga Zona Pemanfaatan AI dalam PBJP

Untuk menjaga integritas dan keamanan data instansi, peserta dibekali panduan pemetaan Tiga Zona Pemanfaatan AI:

1. Zona Hijau (Relatif Aman): Pemanfaatan untuk pembuatan struktur surat, notulen rapat, checklist, ringkasan dokumen, usulan alternatif judul, serta perapihan tata bahasa.

2. Zona Kuning (Wajib Diverifikasi): Pemanfaatan untuk penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis, analisis harga, pencarian regulasi, klausal kontrak, dan daftar risiko. Area ini membutuhkan pengujian mendalam terhadap data riil di lapangan.

3. Zona Merah (Terlarang): Ranah yang tidak boleh diserahkan kepada AI, seperti menetapkan pemenang, menggugurkan peserta, menentukan sanksi, mengolah data rahasia/sensitif, serta menggantikan kewenangan pejabat.

Alur Kerja B-G-C-V-F dan Formula Prompt 6K

Agar penggunaan AI memberikan hasil yang presisi dan siap uji/audit, dipaparkan metode alur kerja sistematis yang dinamakan B-G-C-V-F:

• B (Brief): Menjelaskan konteks, kebutuhan, volume, dan batasan secara rinci.

• G (Generate): Meminta AI membuat draf awal.

• C (Critique): Memerintahkan AI untuk menguji dan mencari kelemahan/risiko pada drafnya sendiri.

• V (Verify): Manusia melakukan verifikasi terhadap regulasi, data pasar, dan keabsahan angka.

• F (Finalize): Manusia menyempurnakan dan menetapkan dokumen akhir.

Selain alur kerja, dirumuskan pula Formula PROMPT 6K (Konteks, Kedudukan AI, Kebutuhan, Ketentuan, Keluaran, dan Kontrol) guna menghindari hasil AI yang bersifat asumtif atau ambigu.

Penguatan Etika, Keamanan Data, dan Profesionalisme

Pemanfaatan AI harus tetap dibentengi oleh tata kelola yang kuat (Guardrails) melalui prinsip A-M-A-N:

• A (Amankan Data): Tidak mengunggah data rahasia atau data pribadi sensitif.

• M (Manusia Bertanggung Jawab): Menjaga kepemilikan penuh atas setiap keputusan.

• A (Audit Sumber): Selalu mengecek kembali pasal, harga pasar, dan dasar hukum.

• N (Nyatakan dan Kelola): Memiliki transparansi dalam penggunaan AI di lingkungan kerja.

Melalui pemaparan ini, IFPI terus berkomitmen untuk mendorong modernisasi dan digitalisasi sektor pengadaan barang/jasa di Indonesia tanpa mengesampingkan nilai-nilai integritas, kepatuhan hukum, dan akuntabilitas.